La gestión de proyectos dentro de una organización siempre ha implicado la utilización de herramientas como pizarrones, carpetas, documentación entre otros esenciales para el orden y la planificación.
No obstante, en la actualidad el avance de la tecnología y especialmente Internet ha logrado abolir casi por completo un patrón de gestión repleto de instrumentos físicos hacia el ámbito digital en distintas áreas.
Hoy temas como la comunicación entre las entidades no requieren de reuniones formales, aplicando las plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias, e incluso los correos electrónicos –limitantes.
El hecho es que, para la mayoría de las empresas bien constituidas, el diseño de hardware y software propio pueden conllevar un costo económico, de adaptación y de implementación vanamente importante.
Por fortuna, existen plataformas o sistemas que pueden dar respuestas a las demandas que distintos tipos de organizaciones pueden necesitar, en un mismo grupo y a menor costo en todos los sentidos.
A continuación, nos adentraremos en uno de los medios más versátiles, económicos y accesibles, y que sirven para todo tipo de empresas, sin limitación de infraestructura, tamaño o cantidad de empleados: SaaS.
¿Qué es SaaS?
Lingüísticamente, SaaS significa Software-as-a-service, y consiste en un servicio que provee alojamiento de datos a partir de la gestión desde cualquier dispositivo con acceso a Internet: smatphones, tablets o computadores, etc.
El dato diferenciador de SaaS frente a la implementación de un software tradicional es que realiza las gestiones de la empresa a través de aplicaciones concretas que cubran las necesidades más exactas de cada organización.
Dicho de otra forma, se trata de un sistema que puede ser universalmente aplicado en cualquier tipo de compañía, incluso para trabajadores autónomos que simplemente quieran un medio de planificación independiente.
Como complemento, el SaaS pertenece a las metodologías de computación en la nube junto con IaaS (infraestructura) y PaaS (plataforma), de modo que hace innecesaria la instalación, costos de adquisición ni mantenimiento.
Ventajas de implementar aplicaciones SaaS
Además, del simple hecho de prescindir de las principales variantes que implican la instalación y soporte de sistemas complejos y de diseño exclusivo –y sus posteriores optimizaciones–, SaaS cuenta con un listado de ventajas específicas.
1. Opciones de pago: si bien SaaS exige un pago por suscripción, que puede ser mensual o anual, el modelo consiste en el uso. En este sentido, las empresas pueden obtener una prestación de servicios optimizado de acuerdo con un presupuesto mínimo, que incluso puede anularse para evitar sumar a los gastos.
2. Sin instalación: el único requisito para desarrollar las aplicaciones es contar con conexión a Internet en el dispositivo que se utilice, ya que las aplicaciones se ejecutan mediante un navegador web.
3. Escalabilidad superior: las aplicaciones de SaaS permiten cambiar de aplicación o añadir complementos para ampliar la oferta de servicios o productos con nuevas funciones a pedido.
4. Accesibilidad remota: cualidad que radica en el uso de Internet como medio. Puedes acceder a los datos desde cualquier lugar contando con algún dispositivo con conexión. También mitiga accidentes por fallas de red, almacenando la información en la nube.
4. Sencillo, intuitivo y automático: el proveedor de servicios se encarga de gestionar todas las necesidades y adaptarlas al sistema empleado, ya sea que difiera entre tipos –móvil, local– sistemas –hardware, software– entre otros.
5. Seguridad garantizada: los datos quedan resguardados por las garantías de SaaS, quien se encargará de gestionar los posibles problemas inherentes a informática.
6. Aplicaciones especializadas: provee aplicaciones de niveles variados de utilidad para todo tipo de organización, incluyendo especializadas como ERP y CRM; disponibles sin actualización del sistema ni inversión excesiva.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones SaaS?
Antes de enlistar nuestra selección de aplicaciones SaaS, debemos enfatizar que su aporte dependerá de las características específicas de cada organización, desde su tamaño hasta el rubro y nicho de mercado.
1. Slack: en sí mismo se define como una plataforma de chat, sin embargo va más allá de eso, ya que integra funciones de video llamadas que se registran en un historial, ideal para equipos de trabajo que necesiten un flujo de comunicación a distancia funcional. En su versión gratuita, puede aplicarse en grandes escalas.
2. Asaba: básicamente es una aplicación para la planificación y cuenta con un diseño muy fácil de usar, además cuenta con un sinfín de herramientas útiles. Entre sus ventajas destacables, permite compartir los contenidos y realizar las ediciones que los miembros consideren pertinentes para optimizar la gestión de tareas.
3. Trello: similar al anterior, consiste en una pizarra de tareas, visible para todos los integrantes, en el que no solamente puedes describir las actividades pendientes que se estén ejecutando sino agregar datos y herramientas que puedan dar mayor flujo al trabajo. Es muy intuitivo, fácil de usar y entender.
4. Basecamp 3: se trata de una plataforma que permite manejar distintos proyectos simultáneos divididos por equipos o usuarios individuales. Básicamente, su valor consiste en la interfaz que permite la interacción
5. Wrike: dentro de este compendio, podría decirse que es la aplicación más completa debido a que integra muchas de las funciones de las anteriores combinadas –no de manera exacta – y agregados complejos.
6. EPAE: su función es exclusiva como proveedor de cursos especializados en temas de contabilidad, leyes laborales, entre otros. Resulta útil como complemento para los programas de formación.
7. Ginfa.Co: sirve esencialmente para la gestión de inventario, con herramientas directas para el cálculo de costos y precio y alerta sobre déficit de suministros operativos y/o de distribución.
8. SIDERATA: aplica en la categoría de sofisticadas o especializadas, integrando módulos de CRM, ERP y SGA, usualmente ideadas para empresas grandes, pero disponibles en SaaS para todo tipo de compañía.
9. EDCONTA cloud: es un sistema sencillo que integra la programación contable de empresa o autónomos de manera simplificada: facturación, gestión fiscal, impuestos, entre otros afines.
10. eFactory Software CMMS Móvil para Mantenimiento Preventivo MP: desarrollado para Android, es una aplicación para el manejo directo y simplificado de las gestiones del personal técnico.
